Waar documenten worden gemaakt, worden deze natuurlijk ook verspreid. Voor je het weet heb je als organisatie na verloop van tijd veel content gedeeld. Denk aan handleidingen, brochures en zo verder. Hoe je overzicht houdt in alle gemaakte materialen en deze tegelijkertijd up-to-date kunt blijven houden, zijn vaak dingen waarvan organisaties pas achteraf het belang inzien. En omdat voorkomen beter is dan genezen, hierbij enkele tijdbesparende inzichten.
In beginsel is grip heel vanzelfsprekend. Bij groei wordt vaak controle verloren. Grip houden over alle uitingen die binnen een organisatie worden gemaakt, daarvoor is een Digital Asset Manager zeer geschikt. Dit is namelijk dé centrale plaats van waaruit huisstijlelementen, foto's en video's en alle gemaakte uitingen kunnen worden beheerd en worden gebruikt. Voor organisaties is het echter minstens zo belangrijk om te weten welke uitingen er zijn gemaakt, gemakkelijk aanpassingen te kunnen doorvoeren die zichtbaar zijn op alle plekken waar het betreffende document is gedeeld.
Alle communicatiemiddelen die bijvoorbeeld op websites of via social media zijn gedeeld zijn na verloop van tijd niet meer actueel of er is een nieuwe versie, bijvoorbeeld bij een opleidingsbrochure die volgend jaar op detailniveau aangepast dient te worden. Een ander veelvoorkomend probleem is dat er een fout wordt vastgesteld. Je wilt deze documenten, die vaak op diverse platformen zijn gedeeld, zo snel mogelijk corrigeren. Soms willen organisaties ook tijdelijk iets aanbieden dat na een bepaalde datum niet meer beschikbaar mag zijn, zonder dat hier continu iemand om hoeft toe te zien. Voor alle opties geldt dat overzicht en onderhoud eenvoudig moet zijn.
Om uitingen up-to-date te houden, zijn permalinks in het leven geroepen. Deze term is afkomstig van permanente link. De url is zoals de naam doet vermoeden definitief. Aan deze url's, die overal online aangeboden kan worden, wordt een bestand gekoppeld. Het gekoppelde document is altijd gemakkelijk aanpasbaar en bevindt zich - in ons brand portal - in de Digital Asset Manager. In een notendop: wordt dit bestand bewerkt, dan zijn deze aanpassingen direct zichtbaar op alle locaties waar deze permalink ooit is geplaatst. Nadenken over waar een bepaald document, waarin aanpassingen vereist zijn, is geplaatst én deze overal handmatig aanpassen is daarmee verleden tijd.
Simpel: permalinks zorgen voor snelheid en foutloze processen bij het onderhoud van bestaande documenten. Permalinks zijn bovendien een aanvulling op een Digital Asset Management systeem. Het overzicht van alle gemaakte en definitieve uitingen is wat dit systeem brengt. Het up-to-date houden van deze uitingen is waar permalinks je als organisatie bij helpen. Permalinks zorgen, wanneer op de juiste manier ingezet, voor eenvoudige aanpasbaarheid van alle online gedeelde documenten.
Met Cordeo kun je elk gewenst communicatiemiddel maken. Eenmaal gecreëerd en indien nodig goedgekeurd door bijvoorbeeld de marketingmanager, wordt deze uiting toegevoegd aan de Digital Asset Manager. Na goedkeuring is dit document dus klaar om geprint (print-on-demand) ofwel online gedeeld te worden.
Graag meer weten over documenten up-to-date houden?